呼叫中心的统计报表为何总是不准确
2022-03-28
基于呼叫中心开展业务,非常多的企业,管理人员会依据统计报表核算员工工作量、预测业绩、管理团队,并依据统计报表改进管理措施、分配资源等等,可以说,统计报表是呼叫中心业务开展中非常重要的模块。
我们根据广大的用户反馈整理发现,很多用户普遍反馈呼叫中心系统统计不准的问题。那么,到底存在哪些原因导致如此重要的统计报表不准确呢?
首先是用户会普遍忽视统计周期的迟滞性。
呼叫系统,特别是大型呼叫系统,数据是持续快速增长的,如果系统的数据是分布式存储设计,数据库之间也许还存在数据同步机制,统计必须建立在数据同步OK的基础之上,如果统计的需求存在很多维度,统计的对象又各不相同,那么,基于多库多表联合查询统计就不可避免,此时,统计是很难做到实时的,也因此,系统开发设计时会选择一个统计周期来降低统计事务对系统的算力开销,统计的周期间隔,有的以天为单位,有的以小时为单位。
但是,基于用户体验的考虑,肯定是实时的体验最佳。此时,就需要在体验和性能之间取一个平衡。
OKCC呼叫中心系统的统计周期,从产品面世以来,一直在改进架构设计,针对高频使用的统计报表,尽可能降低统计间隔,并对一些统计数据提供了人工触发的统计机制,持续提高用户体验。特别的,在实践中,我们也曾经发现有用户存在无意识频频点击鼠标刷新统计的习惯,带来系统负荷急剧增加的情形。
另外,统计的粒度也是一个不容忽视的问题。当我们对统计要求的越细致,对系统的要求就越高。统计的周期,本质上也是时间长短的一个粒度表现;除此之外,对班组、对坐席、对号码资源、对客户的跟进阶段等等,分别建立统计指标,系统的统计开销将会各不相同。统计的指标越多,统计的越细致,系统的开销就越大,统计的准确性(与时效性)就会打折扣。
不容忽视的是,用户对统计方式的理解与产品的实际实现会存在差异,既可能是技术口径,也可能是理解差异,甚至还可能是管理问题。
拿呼叫中心举例,经常会有人咨询,为什么所有坐席的统计分钟数累计与系统的计费分钟数对不上。
技术口径上,极有可能用户关心的是坐席实际的通话时长,按秒累加;计费分钟数,实际上不足1分钟的通话都是按1分钟计费的;这两者显示是无法对应上的。
另一种情况是,基于预测外呼开展业务,先呼叫客户再转接坐席,天然存在客户等待空闲坐席接听的情况,此时,计费分钟数必然大于坐席计费分钟数的累加;忽略了业务细节,必然导致理解差异。
企业开展业务,很多情况下员工可能会身兼多职,在不同项目承担任务,那么,体现在系统里面,一个员工坐席既可能归属多个班组,又可能出现从一个班组跳动到其他班组,那么此时,不管是基于员工坐席的统计,还是班组的统计,存在一定的偏差,基本是必然的,这个就是业务管理带来的统计难题。
不可忽视的另一类统计不准问题,来自于第三方系统。
现在的系统,越来越多的与第三方系统通过API接口进行对接,一些数据需要通过第三方资源来获取。如果第三方资源存在系统故障,或者推送/获取不及时、数据存在错漏,或者重新获取数据时已经过了统计周期,都将带来统计不准的问题。
系统的异常处理机制设计不合理,也将带来统计上的问题。
通信业务系统,在业务开展时,永远不可预料接下来会发生什么。既可能有物理故障,也可能是运行环境、网络环境问题,还有人为干预等等。
例如,硬盘损坏、机房掉电、网络中断、IT人员重启了系统、修改了系统时间、在业务开展过程删除了数据、进行了错误的配置、强制中断业务,等等等等,此时,不仅仅是对统计报表的考验,也是对系统健壮性的考验。
最后,还有一类是程序bug引入的问题。
由于现在的通信系统,业务存在多样性,越复杂越大型的系统,其开发实现一般是基于多任务多进程机制,还有分布式设计,集群式设计,结合上一类提到的各类异常处理,一套完善可靠的通信系统,是需要多人团队持续性的投入及长时间的积累才能达到的,也因此,系统存在bug不足为奇,此时,就需要厂家在产品上坚持投入,及时有效的进行持续性完善。
综上所述,呼叫中心系统,统计报表“不准确”的原因是多方面的,需要理性对待,深入分析,才可能得出靠谱的结论。
从上面的分析也可以看出,看起来并不复杂的统计报表,离不开专业的服务支撑;也因为如此,越大型的团队,越复杂的业务,因其管理上对统计报表的更大的依赖,必然需要更专业的服务支持。
首先是用户会普遍忽视统计周期的迟滞性。
呼叫系统,特别是大型呼叫系统,数据是持续快速增长的,如果系统的数据是分布式存储设计,数据库之间也许还存在数据同步机制,统计必须建立在数据同步OK的基础之上,如果统计的需求存在很多维度,统计的对象又各不相同,那么,基于多库多表联合查询统计就不可避免,此时,统计是很难做到实时的,也因此,系统开发设计时会选择一个统计周期来降低统计事务对系统的算力开销,统计的周期间隔,有的以天为单位,有的以小时为单位。
但是,基于用户体验的考虑,肯定是实时的体验最佳。此时,就需要在体验和性能之间取一个平衡。
OKCC呼叫中心系统的统计周期,从产品面世以来,一直在改进架构设计,针对高频使用的统计报表,尽可能降低统计间隔,并对一些统计数据提供了人工触发的统计机制,持续提高用户体验。特别的,在实践中,我们也曾经发现有用户存在无意识频频点击鼠标刷新统计的习惯,带来系统负荷急剧增加的情形。
另外,统计的粒度也是一个不容忽视的问题。当我们对统计要求的越细致,对系统的要求就越高。统计的周期,本质上也是时间长短的一个粒度表现;除此之外,对班组、对坐席、对号码资源、对客户的跟进阶段等等,分别建立统计指标,系统的统计开销将会各不相同。统计的指标越多,统计的越细致,系统的开销就越大,统计的准确性(与时效性)就会打折扣。
不容忽视的是,用户对统计方式的理解与产品的实际实现会存在差异,既可能是技术口径,也可能是理解差异,甚至还可能是管理问题。
拿呼叫中心举例,经常会有人咨询,为什么所有坐席的统计分钟数累计与系统的计费分钟数对不上。
技术口径上,极有可能用户关心的是坐席实际的通话时长,按秒累加;计费分钟数,实际上不足1分钟的通话都是按1分钟计费的;这两者显示是无法对应上的。
另一种情况是,基于预测外呼开展业务,先呼叫客户再转接坐席,天然存在客户等待空闲坐席接听的情况,此时,计费分钟数必然大于坐席计费分钟数的累加;忽略了业务细节,必然导致理解差异。
企业开展业务,很多情况下员工可能会身兼多职,在不同项目承担任务,那么,体现在系统里面,一个员工坐席既可能归属多个班组,又可能出现从一个班组跳动到其他班组,那么此时,不管是基于员工坐席的统计,还是班组的统计,存在一定的偏差,基本是必然的,这个就是业务管理带来的统计难题。
不可忽视的另一类统计不准问题,来自于第三方系统。
现在的系统,越来越多的与第三方系统通过API接口进行对接,一些数据需要通过第三方资源来获取。如果第三方资源存在系统故障,或者推送/获取不及时、数据存在错漏,或者重新获取数据时已经过了统计周期,都将带来统计不准的问题。
系统的异常处理机制设计不合理,也将带来统计上的问题。
通信业务系统,在业务开展时,永远不可预料接下来会发生什么。既可能有物理故障,也可能是运行环境、网络环境问题,还有人为干预等等。
例如,硬盘损坏、机房掉电、网络中断、IT人员重启了系统、修改了系统时间、在业务开展过程删除了数据、进行了错误的配置、强制中断业务,等等等等,此时,不仅仅是对统计报表的考验,也是对系统健壮性的考验。
最后,还有一类是程序bug引入的问题。
由于现在的通信系统,业务存在多样性,越复杂越大型的系统,其开发实现一般是基于多任务多进程机制,还有分布式设计,集群式设计,结合上一类提到的各类异常处理,一套完善可靠的通信系统,是需要多人团队持续性的投入及长时间的积累才能达到的,也因此,系统存在bug不足为奇,此时,就需要厂家在产品上坚持投入,及时有效的进行持续性完善。
综上所述,呼叫中心系统,统计报表“不准确”的原因是多方面的,需要理性对待,深入分析,才可能得出靠谱的结论。
从上面的分析也可以看出,看起来并不复杂的统计报表,离不开专业的服务支撑;也因为如此,越大型的团队,越复杂的业务,因其管理上对统计报表的更大的依赖,必然需要更专业的服务支持。
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